Cómo hacer una guía fácil (1)

ace un tiempo, el año 2008, me encontré en una revista de Medicina española el diagrama que muestro a continuación, el cual pretendía representar las relaciones entre los grupos de una red de investigación. El esquema iba acompañado por el correspondiente pie de figura donde venía la leyenda para cada sigla. Digo que se pretendían representar esas relaciones de cooperación pero habría que matizar el planteamiento, puesto que seguramente el objetivo del diagrama no era exactamente ese. Si se hubiera querido representar el entramado de las cooperaciones o su rendimiento, se hubiera elegido otro tipo de gráfico. Y sobre todo se hubiera buscado una representación que de un golpe de vista ya permitiera extraer conclusiones, o tendencias.  De manera que hay que pensar que probablemente lo que expresa el diagrama o lo que trasmite es la complejidad de unos elementos que entre sí no están organizados más que de alguna forma que ignoramos y que no obedece a un sistema. También la confusión suele ser un camuflaje, una forma de enmascarar la inoperancia de algún elemento o de resaltar lo que en realidad no tiene mucho peso pero que al mostrarse enredado (que no en red) disuade de un análisis más cercano.

Fig. 1: ¿Complejidad o confusión?

La representación del conocimiento y la infografía ha producido diagramas y esquemas sinópticos y a veces hipnóticos en donde lo primero que resulta realzado es que hay una organización de los elementos. Se supone que hay un primer golpe de vista de por sí fructífero, pero en realidad atrapa la atención para llevarla a una lectura de cada elemento y solo después de haber ido al detalle es cuando se puede apreciar la totalidad.  Ocurriría en cierta manera como con "Retrato de Mae West que puede utilizarse como apartamento surrealista" (Salvador Dalí, 1934-1935), obra que cobra su sentido o el sentido principal cuando se advierte en su totalidad y no linealmente.

El infograma de Information is beautiful que  también incorporamos muestra, por contraste con el otro infograma fallido, una organización posible de lo representado. No tiene por qué ser una representación tipo jardín francés, simétrica y con arte toparia, sino que en Information is beautiful nos podemos encontrar diagramas donde predominan recursos del diseño que llevan el típico gráfico de la columna apilada 3D o el de área a extremos de máxima rentabilidad iconográfica, al mismo tiempo que incorporan en su máxima expresión el color, la significación del espacio y toda la artillería de tablas y figuras. Observemos que en estos infogramas no siempre aparece la animación ni nada que se le parezca, y eso a pesar de lo tentador que puede resultar en un entorno tecnológico donde casi todo es factible.

La animación, de hecho, es algo que cuando nos lo encontramos en medios como la prensa digital, suele ser no ya un engorro, sino un estorbo o directamente un incordio, algo que interfiere y que como además suele asociarse a la publicidad acaba por ser evitado en lo posible. Un exceso de elementos animados y de colorines, así como de tipos de fuentes, puede ser de gran lucimiento de los recursos tecnológicos, pero desde el punto de vista de su atractivo y de la legibilidad, deben ser usados homeopáticamente, esto es, poquísimo. Nos acordamos de los principios de correo-e en Windows, cuando muchas personas se sentían invitadas a incorporar la carta de colores y fondos con ángeles, rosas incandescentes o cacahuetes bailarines.

La confusión de recursos tecnológicos tiene que ver con una formación informática sin una buena base cultural o del tema en que se trabaja al menos. Y muchas veces, tal y como intentamos decir, encontramos en internet plataformas donde hay un despliegue de medios apabullante -volviendo al primer diagrama- pero que acumula demasiados estímulos y no favorece la lectura. Cuando las páginas son interactivas y exigen la participación del lector, es muy frecuente que no se cuente con su agudeza visual o que se le obligue a manejar el ratón con una pericia y un empeño que solo pueden mantener las personas que tienen el hombro nuevo. Pantallas con una letra minúscula, abigarrada, conviven con pantallas sobreestimulantes que parecen un pinball o una play station para matar zombies.

Las recomendaciones que se encuentran en internet sobre cómo hacer una guía para usuarios suelen proceder de la anglofonía. Las que hay en español en realidad explican como manejar PowerPoint o Prezi, su alternativa psicodélica para las presentaciones orales. Algunas de esas guías sobre PowerPoint están en vídeo, cosa que nos sirve como introducción al tema de la profusión de medios y su permeabilidad y que es muy típica de la web 2.0. Se dirá que una guía de PowerPoint no tiene porqué hacerse en PowerPoint, de la misma manera -si se me permite la comparación- que nuestro manual de la cámara fotográfica está en un CD-ROM y la plancha lleva una pequeña guía de mano en varios idiomas en papel desplegable. Tal vez en un futuro la plancha nos hablará o simplemente ya habremos dejado de tener que planchar.

Del mundo anglosajón es tal vez desde donde nos vinieron los primeros tutoriales, de la misma manera que ellos nos aportaron las checklists  y otros formatos documentales con los que convivimos hoy en día como si toda la vida hubieran estado entre nosotros.  Y verdaderamente lo que más abunda en internet sobre guías de usuarios está en inglés. Son los How to...  Sobre las principales recomendaciones de esas guías es sobre lo que versará la segunda parte de este post.

Infografía de Information is beautiful (Left vs. right world)

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Cómo hacer una guía fácil (2)

En el post precedente introduje el tema sobre cómo hacer una guía de usuarios fácil. Dijimos que en el mundo anglosajón es tal vez desde donde nos vinieron los primeros tutoriales, de la misma manera que ellos nos aportaron las checklists  y otros formatos documentales con los que convivimos hoy en día como si toda la vida hubieran estado entre nosotros.  Y verdaderamente lo que más abunda en internet sobre guías de usuarios está en inglés. Son los How to… Antes de pasar propiamente a las recomendaciones sobre cómo hacer que una guía sea fácil y atractiva para un usuario, nunca recalcaremos lo suficiente la necesidad de seguir un estilo. Por muy tentador que sea hacer un popurrí con nuestros recursos multimedia, es importante decidir qué lo que se quiere hacer es una guía y no un curso o un manual o una promoción o una tesis doctoral.  El rigor en el formato, lejos de ser una renuncia a la creatividad y la liquidez mal entendidas es la primera ayuda que ofrecemos al usuario.
De la misma manera que cuando hablamos de usabilidad en diseño web hablamos de estándares, que permiten a los usuarios moverse con familiaridad de una web a otra sin necesidad de hacerse con las peculiaridades de cada cual, cuando hacemos una guía de usuarios tenemos que pensar que forman parte de un todo y que presentarán una cierta regularidad. De manera que todas las guías de nuestra producción intentarán seguir más o menos el mismo esquema y presentar unos elementos homólogos que resulten, eso, familiares a los que usen las guías.
Una vez salvado este tema, el de no acometer extravagancias imaginativas, podemos pasar a recalar en las recomendaciones y consejos más útiles, que presentaré enumeradamente aunque de una forma acumulativa.

1. Decidir a qué usuarios va dirigida la guía, comprender sus necesidades e incluso contar con el factor del entorno en el que va a poder acceder a la guía.
2. Determinar más de un nivel si es necesario pensando en usuarios avanzados, iniciados y no iniciados.
3. No asumir que el usuario tiene experiencia previa.
4. Comprender cual es nuestro objetivo, si presentar y promocionar un nuevo producto, función o servicio, o si introducir a su uso para permitir que el interesado se valga.
5. Antes de dar a conocer la guía en su entorno, probarla con una parte pequeña pero representativa de nuestros destinatarios y con personas que puedan aportar su punto de vista de forma constructiva.
6. Decidir un formato y sea cual sea prever que sea transferible a otro para futuras actualizaciones, importaciones, etc.  Obviamente, no hará falta insistir en que la guía tiene una forma definida pero sin menoscabo de que pueda difundirse versátilmente a través de un enlace, incrustrada en una web, o en cualquier otro dispositivo.
7. La exposición debe ser organizada, clara, concisa, breve.
8. La presentación debe mostrarse de forma organizada por la cronología del uso, por las funciones más frecuentes a menos frecuentes, por categorías funcionales. Cada uno de estos elementos debe poderse distinguir visiblemente y amigablemente.
9. El lenguaje debe ser simple y evitar tecnicismos o palabras extrañas al lenguaje hablado de un registro normal coloquial.
10. Siempre que se pueda y sea preciso se darán imágenes y los textos serán cortos pero claros.
11. Las instrucciones se deben dar paso a paso y debe quedar bien expresada de forma gráfica la sucesión o el proceso.
12. Hay que explicar qué funciones tiene el aparato, el servicio o el programa, qué hacen y no cómo usarlas.
13. El tipo de letra debe ser sans serif, es decir "sin serifas", "a palo seco", sin florituras ni profusión de tipos de fuentes.
14. Dejar mucho espacio en blanco, no dar la información abigarradamente, de forma muy profusa y apabullante.
15. Usar ejemplos.
16. El color es importante y también el contraste que facilite la lectura.
17. Proveer en la guía información o enlaces sobre recursos adicionales de consulta (otras guías, manuales, entidades).
18. Ofrecer un teléfono o cualquier vía de contacto (correo-e, etc.) donde obtener más información o asistencia técnica.

Fuera de orden añado que es muy frecuente encontrarse con materiales de ayuda que no indican la fecha de su composición, o que hay que deducirla por otros factores (como por ejemplo el del día en que se subió a una red social, etc.). Este elemento, así como un buen título, quién se hace responsable de la guía y su alcance no son adornos, sino que forman parte de su consistencia e identidad.

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